Как организовать продуктовый хакатон: онлайн, офлайн и гибрид

Продуктовый хакатон – это инновационное мероприятие, цель которого способствовать разработке новых продуктов или улучшению действующих. Продуктовые хакатоны привлекают специалистов из разных областей: программирования, дизайна, аналитики. Взаимодействие между специалистами разных сфер способствует комплексному подходу к решению задач. Хакатоны также являются эффективным инструментом для выявления талантливых специалистов, повышения узнаваемости бренда и тимблидинга.

Что такое продуктовый хакатон по мнению искусственного интеллекта:

Продуктовый хакатон – это мероприятие, на котором команды разработчиков, дизайнеров и предпринимателей собираются вместе, чтобы разработать итоговый продукт или прототип продукта за ограниченное время, обычно от нескольких дней до нескольких недель. Целью продуктового хакатона является разработка нового продукта или улучшение существующего продукта.

Выбор темы или конкретной проблематики, которая будет в центре внимания хакатона, играет ключевую роль. Тема может варьироваться от конкретной бизнес-задачи до общих вопросов, таких как улучшение пользовательского опыта или интеграция новых технологий.

Например, первый хакатон в Смоленске под названием Smolathon был направлен на поиск решений, связанных с сохранением исторического наследия города и развития туристической индустрии.

Или другой пример: Морской хакатон BalticSeaHack, посвященный проблематике Балтийского моря, был ориентирован на разработку решений для улучшения экологического состояния моря, повышения качества досуга и отдыха в прибрежных регионах, а также защиты и восстановления местной флоры и фауны. В рамках хакатона участникам также была поставлена задача улучшить взаимодействие между местной администрацией, городскими сообществами и бизнесом.

Организация хакатона может проходить в разных форматах, включая онлайн, офлайн и гибридные варианты, и выбор формата зависит от целей, ресурсов и потребностей компании или сообщества, организующего мероприятие.

Больше информации о том, что такое хакатон – читайте в статье нашего блога по ссылке.

В этой статье рассмотрим особенности проведения различных форматов хакатона: онлайн, офлайн и гибрид.

Зачем проводить продуктовые хакатоны?

Продуктовые хакатоны проводятся по различным причинам и имеют множество целей и преимуществ. Вот некоторые из основных причин, почему компании и организации проводят продуктовые хакатоны:

Стимулирование инноваций. Хакатоны способствуют появлению новых идей и решений, так как они могут привлечь разнообразных участников с различным опытом и перспективами. Участники могут предложить нестандартные подходы и инновационные концепции, которые могут быть полезными для компании.

Разработка и развитие прототипов и продуктов. Хакатоны могут существенно способствовать развитию продуктов или услуг компании. Работая над актуальными задачами, участники хакатона способны создавать инновационные прототипы и решения, которые компания может дальше развивать.

Привлечение талантов. Хакатоны выступают как эффективный инструмент для привлечения талантливых специалистов. Во время мероприятия компании имеют уникальную возможность оценить навыки участников в реальных условиях, что позволяет сделать более обоснованный выбор кандидатов. Это сокращает время и затраты на подбор персонала, предоставляя возможность быстро вывести новых сотрудников. Помимо профессиональных качеств, хакатоны позволяют оценить, как кандидаты работают в команде, решают нестандартные задачи и справляются с дедлайнами.

Укрепление сообщества. Продуктовые хакатоны могут способствовать формированию сообщества единомышленников вокруг определенной темы или области. Участники могут обмениваться знаниями и опытом, а также находить единомышленников.

Повышение узнаваемости бренда. Хакатоны также служат мощным инструментом маркетинга и PR. Они привлекают внимание участников, СМИ, потенциальных клиентов и партнеров, значительно повышая узнаваемость бренда. Организация хакатона демонстрирует инновационный подход компании и её вовлеченность в развитие новых технологий и талантов.

Повышение мотивации и улучшение работы команд. Участие в хакатоне может повысить мотивацию сотрудников и помочь им развивать навыки командной работы. Это также может усилить чувство принадлежности к компании и улучшить внутренние коммуникации.

Обратная связь и тестирование. Участники могут предоставить ценную обратную связь о продуктах или идеях компании. Хакатоны также могут использоваться для тестирования новых продуктов или функционала.

Особенности проведения различных форматов продуктового хакатона: онлайн, офлайн и гибрид

Продуктовые хакатоны как мероприятия имеют разные форматы, каждый из которых обладает своими особенностями и преимуществами. Выбор формата зависит от целей организаторов, ресурсов и ожиданий участников.

Онлайн-хакатон

Продуктовый онлайн-хакатон – это мероприятие, этапы которого полностью проходят в Интернете: от командообразования до защиты проектов и церемонии награждения.

Преимущества продуктовых онлайн-хакатонов

Расширенная география и глобальных охват. Участники могут принимать участие из любой точки мира, что расширяет охват.
Экономия ресурсов. Онлайн-хакатоны обычно требуют меньше затрат на организацию, так как не требуют аренды помещений и другой инфраструктуры.
Больше времени на разработку. Участники могут работать более гибко и более длительное время, так как нет необходимости уделять время на поездку и проживание.
Онлайн-коммуникация. Инструменты онлайн-коммуникации позволяют участникам обмениваться идеями и информацией без физического присутствия в любое время суток.

Недостатки продуктовых онлайн-хакатонов

Отсутствие личного общения. Онлайн-формат лишает участников возможности личного общения, усложняя взаимодействие в команде и в работе с экспертами.
Технические проблемы. Проблемы с интернет-соединением или оборудованием могут негативно повлиять на участие и продуктивность. Особенно на защите проектов, когда команда тратит время на устранение технических неполадок, а не на презентацию.
Проблемы с координацией и коммуникацией. Организация эффективной работы в команде на расстоянии может представлять сложность, особенно при разнице в часовых поясах.
Ограниченные ресурсы. Для некоторых проектов может потребоваться специальное оборудование или условия, которые сложно воспроизвести в домашних условиях участников.

Как организовать продуктовый онлайн-хакатон

Для организации продуктового онлайн-хакатона необходимо следовать нескольким ключевым шагам:

1 - Определение целей и темы продуктового хакатона. Четко определите, какие задачи должны быть решены в рамках хакатона и какие цели вы преследуете. Посмотрите в раздел «Зачем проводить продуктовые хакатоны?», он поможет вам определиться с целями.

2 - Сформулируйте задачи для хакатона. Определите конкретные задачи или проблемы, которые должны быть решены во время хакатона. Эти задачи должны быть актуальными и соответствовать теме мероприятия. Это может быть создание мобильного или веб-приложения для новой услуги или продукта, оптимизация интерфейса существующего продукта для улучшения пользовательского опыта, разработка решений на базе ИИ для автоматизации процессов или улучшения функциональности продукта и т.п.

3 - Разработайте критерии оценки. Разработка четких и справедливых критериев оценки для продуктового онлайн-хакатона является важным шагом. Критерии должны быть объективными и учитывать разные аспекты участия и создания продуктов.

4 - Выберите даты проведения продуктового онлайн-хакатона. Обычно хакатон проводится в течение двух дней. Бывают исключения и некоторые хакатоны проводятся в течение нескольких недель. Забронируйте подходящие выходные и не забудьте включить туда сроки проведения рекламной кампании.

5 - Определите целевую аудиторию. Четко определите, кто является вашей целевой аудиторией. Распределите описание целевой аудитории на несколько пунктов:

Профессиональный уровень: решите, будете ли вы ориентироваться на студентов, начинающих разработчиков, мидлов, опытных профессионалов или пригласите всех.
Специализация: определите, какими навыками должны обладать участники. Например, программирование, дизайн, аналитика, маркетинг или управление проектами.
Интересы: учитывайте интересы и отрасли, которые могут привлечь участников, например, технологии, здравоохранение, образование или экология.
Географическое распределение: решите, будет ли ваш хакатон местным, региональным или глобальным. Понимание целевой аудитории поможет в создании подходящего контента и маркетинговой стратегии.

6 - Выбор платформы и дополнительных инструментов. Выберите подходящие онлайн-инструменты для коммуникации и совместной работы.
Актуальные инструменты, которые помогут организовать продуктовый онлайн-хакатон в 2024 году:
– Сервисы проведения видеоконференций и вебинаров. Так как Zoom подходит не для всех российских компаний, мы подготовили подходящий список ВКС-систем: Dion, Контур.Толк, Яндекс.Телемост, VK Видеозвонки, Telegram, МТС Линк, IVA MCU.
– Сервисы для проведения онлайн-трансляций: VK, Rutube, YouTube, Яндекс.Дзен.
– Сервис бронирования чекпоинтов: 2meetup, Calendly
– Сервис создания чата с участниками и организационными вопросами: Telegram. Кстати, прочитайте в нашей статье, почему лучше всего создавать чаты в Telegram. Читайте статью по ссылке.

Или просто используйте платформу хакатоны.рус и не ломайте голову над другими сервисами.

7 - Рассчитайте бюджет проведения продуктового онлайн-хакатона. Расчет бюджета для проведения продуктового онлайн-хакатона зависит от множества факторов. Вот примерные составляющие бюджета:

Платформа проведения хакатона или другие онлайн-инструменты.
Затраты на маркетинг и продвижение мероприятия.
Разработка дизайна и фирменного стиля хакатона.
Призовой фонд и другие награды.
Мерч, промокоды на еду.
Оплата технической поддержки.
Ведущий мероприятия.
Другие организационные расходы.

8 - Подготовьте маркетинговые материалы для запуска хакатона. Используйте все возможности продвижения мероприятия.

Создайте лендинг или страницу для сбора заявок и предоставления подробной информации о хакатоне.
Создайте все графические материалы и визуальный стиль мероприятия. Используйте размеры баннеров, которые используются в хакатонах. Это форматы 16:9 (прямоугольник) и квадрат.
Подготовьте медиаплан с тематическими группами и маркетинговыми инструментами. Обязательно выставьте для себя KPI.
Напишите пресс-релизы для партнёров.

Читайте наши статьи, в которых мы делимся структурой страницы хакатона и рассказываем, как написать идеальный анонс.

9 - Создайте Telegram-чат для участников хакатона. Чат помогает участникам задавать вопросы организаторам и искать себе новых членов команды. Заранее создайте чат, добавьте туда менеджеров, ответственных за коммуникацию и подготовьте контент-план для участников: от приветственного сообщения до поздравления победителей хакатона.

Как организовать общение с участниками на хакатоне – читайте в нашей статье.

10 - Пригласите экспертов и членов жюри. Эксперты и члены жюри играют важную роль в оценке и выборе победителей. Вы можете пригласить сотрудников своей компании или внешних экспертов с рынка.

Подробнее о экспертах на хакатоне: зачем нужны и как с ними работать? — читайте в нашей статье по ссылке.

11 - Анонсируйте мероприятие. Организуйте набор участников и реализуйте созданный медиаплан. Активно продвигайте хакатон через социальные сети, профессиональные сообщества и партнеров. Используйте email-рассылки и посевы по студенческим группам. Как правило, на рекламную кампанию закладывается не менее четырёх недель.

Подробнее о том, как набрать участников и успешно выполнить KPI хакатона — читайте в нашей статье по ссылке.

12 - Проверьте все инструкции. Подготовьте четкие инструкции для команд и менторов. Проведите репетицию.

13 - Работайте с участниками. Отслеживайте поведение ваших участников. Отвечайте на организационные вопросы и подогревайте команды контентом в Telegram-чате. Если у кого-то есть трудности с поиском команды, постарайтесь оперативно решить этот вопрос.

14 - Проведите модерацию участников. Составьте список команд, которые допускаются до участия в хакатоне. Если у вас есть критерии отбора, то обязательно установите их. Иногда случается так, что команд очень много, и хочется дать возможность поучаствовать всем. Для этого вам придётся пригласить ещё больше менторов и выделить дополнительное время на параллельные чекпоинты.

15 - Проведите хакатон. Управляйте всем процессом, следите за графиком и таймингом чекпоинтов, обеспечьте своевременную поддержку участникам.

16 - Оцените работы участников хакатона. Организуйте процесс оценки проектов жюри. Выявите топ-10 команд для каждой задачи и проведите защиту проектов среди финалистов. Дайте время членам жюри проголосовать за лучшие проекты.

17 - Наградите победителей. Подготовьте награды и призы для победителей. Это могут быть денежные призы, сертификаты, подарки или другие поощрения. Обязательно учтите, что призы должны быть привлекательными и соответствовать статусу хакатона.
На продуктовых онлайн-хакатонах достаточно часто организаторы выделяют отдельный день для награждения участников, приглашая их на офлайн-площадку или в собственный офис.

18 - Подведите итоги хакатона. Подготовьте пост-релиз и отправьте его во все тематические СМИ. Напишите про итоги хакатона и победителей в социальных сетях и блогах.

19 - Обратная связь с участникам. После проведения хакатона не прекращайте работу с участниками. Многие команды, которые не стали победителями или не попали в финал, захотят узнать, на что им обратить внимание, чтобы улучшить свои слабые стороны. Также не забрасывайте проекты, которые кажутся вам полезными и интересными. Вы можете взаимодействовать и приглашать в компанию не только победителей, но и всех участников хакатона.
Также соберите обратную связь от участников и проанализируйте результаты для улучшения будущих мероприятий.

20 - Продолжайте работать с комьюнити. Telegram-чат хакатона станет отличным местом, где вы сможете продолжить взаимодействовать с аудиторией хакатона и построить своё комьюнити. Рассказывайте об актуальных технологиях, новостях компании, свежих вакансиях и других мероприятиях.

Теперь рассмотрим преимущества и недостатки, а также шаги организации продуктового офлайн-хакатона.

Офлайн-хакатон

Продуктовый офлайн-хакатон – это мероприятие, которое проводится в физическом пространстве.

Преимущества продуктовых офлайн-хакатонов

Нетворкинг. Увы, никакие онлайн-инстурменты не могут заменить общения в реальной жизни. На офлайн-хакатонах больше личного взаимодействия и общения.
Большее количество обратной связи. Эксперты находятся вместе с командами на площадке, поэтому участники могут подойти к экспертам и задать дополнительные вопросы напрямую, не дожидаясь чекпоинтов.
Атмосфера. Офлайн-хакатоны обладают своей уникальной атмосферой и позволяют участникам полностью погрузиться в рабочий процесс разработки.

Недостатки продуктовых офлайн-хакатонов

Ограниченный охват участников. Офлайн-хакатоны ограничены географически, что снижает доступность мероприятия для потенциальных участников из других регионов или стран.
Высокие затраты на организацию. Организация физического мероприятия требует значительных финансовых вложений, включая аренду помещений, обеспечение техническим оборудованием, питанием и проживанием участников.
Риски отмены или переносов. Офлайн-мероприятия подвержены риску отмены или переноса из-за непредвиденных обстоятельств.
Ограниченная масштабируемость. Организация больших офлайн-хакатонов с участием множества людей может быть логистически сложной и дорогостоящей. Вместимость места проведения ограничивает максимальное количество участников.

Как организовать продуктовый офлайн-хакатон

Большинство основных пунктов мы описали в предыдущем разделе, но для тех, кого интересует организация именно офлайн-хакатона, мы подробно расскажем обо всех шагах организации, с учётом специфики офлайн активностей.

1 - Создание задач и выбор тематики продуктового офлайн-хакатона. Сформулируйте конкретные задачи и тему для хакатона. Задачи должны быть интересными и актуальными. Учтите, что участники будут работать над решением этих задач в офлайн-режиме, поэтому они должны быть выполнимыми в рамках мероприятия.

2 - Определение места, даты и времени. Начните подготовку с определения места проведения хакатона. Это может быть конференц-зал, отель, коворкинг, учебное заведение или любое другое подходящее место. Выберите даты и продолжительность мероприятия. Определите, сколько дней будет длиться хакатон, чтобы участники могли запланировать свое участие заранее. Имейте в виду, что на офлайн-хакатон могут приезжать участники из других городов, и им необходимо купить билеты на конкретные даты, если трансфер не подразумеваются по условиям организаторов.

3 - Пригласите экспертов и жюри и составьте критерии оценки. Пригласите экспертов и членов жюри, которые могли бы оценить проекты участников. Эксперты должны иметь опыт в области, связанной с темой хакатона. Обсудите с ними критерии оценки и правила участия.

4 - Запланируйте активности. Разработайте программу хакатона, включая расписание и список спикеров. Предусмотрите время для презентаций проектов и обсуждений. Обеспечьте разнообразие активностей, чтобы участники могли максимально эффективно работать над задачами.

5 - Определите целевую аудиторию. Для успешной организации продуктового офлайн-хакатона важно определить уникальную целевую аудиторию, учитывая специфику офлайн формата. В данном случае целевая аудитория может быть ориентирована на более узкий сегмент. Учитывая местную специфику и потребности данного региона, определите, какие группы будут наиболее заинтересованы в участии в офлайн-хакатоне, и создайте маркетинговую стратегию, ориентированную на эту уникальную целевую аудиторию.

6 - Рассчитайте смету продуктового офлайн-хакатона. Рассчет сметы для продуктового офлайн-хакатона включает в себя множество переменных, и итоговая стоимость может сильно варьироваться в зависимости от конкретных условий и пожеланий организаторов, но обязательно стоит учитывать следующие пункты:

Аренда места проведения.
Организация и продвижение.
Маркетинговые материалы и брендинг.
Призовой фонд и другие призы.
Кейтеринг и кофе-брейки.
Техническая инфраструктура: компьютеры, свет, звук и т.п.
Транспорт и проживание (опционально).
Материалы для работы участников.
Безопасность и медицинское обслуживание.
Прочие организационные расходы.

7 - Подготовьте и разработайте маркетинговые материалы. Общая стратегия маркетинга должна быть целенаправленной на вашу целевую аудиторию и включать разнообразные каналы продвижения. Здесь, как мы и говорили ранее, необходимо подготовить все графические материалы, баннеры, текстовые анонсы и пресс-релизы, медиаплан и т.п.

8 - Подготовьте платформу для хакатона. Несмотря на офлайн формат, процесс регистрации участников и командообразования проводится с помощью платформы для хакатона. Вы можете использовать все необходимые функции платформы хакатоны.рус.

9 - Займитесь привлечением участников. Разработайте маркетинговую кампанию для привлечения участников. Используйте социальные сети, веб-сайт, партнерские организации и другие каналы, чтобы распространить информацию о хакатоне. Создайте лендинг-страницу для регистрации и предоставьте подробную информацию о мероприятии.

Читайте наши статьи, в которых мы делимся структурой страницы хакатона и рассказываем, как написать идеальный анонс.

10 - Подготовьте место для продуктового офлайн-хакатона. Подготовьте место проведения хакатона. Обеспечьте необходимую инфраструктуру, включая доступ к интернету, электропитанию и рабочим местам для участников. Разместите информационные стенды и указатели, чтобы участники легко находили нужные зоны.

11 - Обеспечение участников питанием и отдыхом. Позаботьтесь о питании участников. Обеспечьте завтраки, обеды и ужины, а также закуски и напитки в течение дня. Предусмотрите развлекательные моменты и отдых для участников, чтобы они могли расслабиться и настроиться на творческую работу.

12 - Проведите хакатон. В день начала хакатона обеспечьте регистрацию участников на площадке по спискам и предоставьте им всю необходимую информацию о ближайших днях мероприятия. Запустите мероприятие с яркой церемонией открытия и наставлениями для участников.

13 - Оценка проектов и награждение участников. Проведите оценку работ участников с помощью жюри. Наградите победителей и подведите итоги хакатона.

14 - Обратная связь и работа после хакатона. Соберите обратную связь от участников и анализируйте результаты хакатона. Со своей стороны также предоставьте обратную связь для участников.

Эти шаги помогут вам успешно организовать и провести продуктовый офлайн-хакатон в лучшем виде.

Гибридный продуктовый хакатон (онлайн+офлайн)

Гибридный продуктовый хакатон – это сочетание онлайн и офлайн форматов. Некоторые участники работают вместе в одном физическом месте, в то время как другие присоединяются удаленно.

Преимущества гибридных продуктовых хакатонов

Главное преимущество гибридного хакатона – это сочетание форматов. Гибридные хакатоны объединяют элементы онлайн и офлайн форматов, предоставляя участникам выбор между ними. Кто-то может приехать на площадку, кто-то может подключиться к онлайн-трансляции.

Недостатки гибридных продуктовых хакатонов

Большие бюджетные затраты. Гибридный хакатон может требовать больших затрат, так как необходимо сочетать бюджеты как для офлайн-мероприятия, так и для онлайн-инфраструктуры.
Несбалансированность. Поддержание активности и вовлеченности участников может быть более сложным в гибридном формате. Онлайн-участники могут не получить всех плюсов от основных событий, происходящих на офлайн площадке.
Высокая нагрузка на организаторов. Для проведения гибридного формата требуется увеличение организационной команды, что увеличивает нагрузку на менеджеров, которые координируют и управляют подрядчиками.

Как организовать продуктовый хакатон в гибридном формате

Гибридный формат продуктового хакатона совмещает в себе пункты, описанные в организации офлайн- и онлайн-хакатона. В этом формате организаторы могут проводить хакатон как на площадке, так и в виртуальной среде, что обеспечивает более широкий охват аудитории и комфорт для различных категорий участников. Также данный формат может оказаться дороже из-за того, что охватывает больше инструментов.

Для того, чтобы организовать гибридный хакатон, вы можете опираться на информацию предоставленную в разделах про организацию двух других форматов продуктового хакатона. Для проведения данного формата необходимо уделить особое внимание защите проектов и создать максимально равные условия для всех участников мероприятия. Необходимо провести технические репетиции с онлайн командами и настроить всё оборудование, чтобы защиты проектов прошли без потери времени и накладок.

Гибридный формат продуктового хакатона предоставляет участникам выбор и комфорт, а организаторам – возможность охватить широкую аудиторию. Соблюдайте технические и организационные аспекты, чтобы организовать успешное мероприятие.

Заключение

Продуктовые хакатоны могут стать мощным инструментом для стимулирования инноваций и развития компании. Выбор формата – онлайн, офлайн или гибрид – зависит от ваших целей и ресурсов, но независимо от формата, организация должна быть хорошо продуманной и ориентированной на достижение конкретных результатов.

Чтобы ваш хакатон прошёл успешно – доверьте его организацию компании хакатоны.рус. Мы работаем с любыми форматами и берём на себя все этапы организации и продвижения. Хотите провести продуктовый хакатон? Оставьте заявку по ссылке.